Mise en place de Getting Things Done dans un Hipster PDA

Dans ma démarche pour améliorer ma productivité pour faire face à mes prochaines études, j’ai découvert Getting Things Done. Je n’expliquerai pas ici ce que c’est mais plutôt comment je compte l’implémenter. Qui sait, ça peut peut-être en inspirer quelques-uns.

J’utilise(rai) également les MIT (Most Important Tasks) et les Big Rocks dont j’avais entendu parler dans un billet sur Améliorer sa vie. (bien que je ne l’applique pas à la lettre)

Le support

Pour implémenter GTD (et le reste), j’ai choisi d’utiliser un Hipster PDA. Derrière ce nom ambigu se cache tout simplement des fiches en papier (pour ma part, des feuilles quadrillées A5 coupées en 4) attachées avec une pince à relier. Ca se glisse dans toutes les poches et c’est on ne peut plus économique. La pince à relier peut également servir a maintenir un crayon ou autre sur le flanc du hipster PDA. Je mettrai peut-être une photo du mien (très rudimentaire) plus tard.

L’implémentation

La première face de mon hipster PDA me sert tout simplement de boîte de réception. J’y note donc tout ce qui passe : travaux à rendre, exercices à faire, dettes, numéros de téléphone, adresse e-mail, URL’s, … Grâce à la pince on peut même rajouté des cartes de visite ou autres. Devant chaque “entrée”, il peut être utile de mettre la date et éventuellement l’heure.

Dès qu’un peu de temps se présente, par exemple dans le train, on peut sortir son hipster PDA de sa poche et commencer à traiter la boite de réception. Les éléments à supprimer sont tout simplement barré, les prochaines actions placées dans les différents contextes (j’y reviendrai), pour planifier certaines actions, il y a un mini-calendrier assez rudimentaire lui aussi (encore une fois, j’y reviendrai). Enfin, pour les projets (tout ce qui demande plusieurs actions), une partie du hipster PDA leur est réservée. Finalement, les références comme les numéros de téléphone, URL’s, … sont placés en dernier juste avant la dernière feuille dont j’expliquerai l’utilité plus loin.

L’organisation du hipster PDA se fait donc comme ceci (de haut en bas) :

• Boîte de réception
• Prochaines actions triées par contexte (exemple de contextes : à la maison, au kot, en ville)
• Fiches des projets
• Calendrier
• Références
• La dernière page mystère

Le calendrier

Chaque semaine a sa propre fiche (au dessus à droite, vous pouvez mettre le numéro de semaine et/ou la date de début et de fin de la semaine). Pour chaque semaine, on définit un Big Rock avant le premier jour de la semaine en question. En général, le dimanche juste avant. Le définir trop tôt est une mauvaise idée parce que vous ne pouvez pas savoir quel sera le contexte à ce moment-là. Pour rappel le Big Rock est ce que vous voudriez accomplir sur la semaine.

Les actions planifiées pour un certain jour sont en fait des MIT. Je fais précédé chaque MIT par la lettre du jour lui correspondant. En ayant un minimum de deux MIT par jour, on s’oblige à répartir la charge de travail. Attention tout de même, ce n’est en rien une garantie que vous travaillez assez. Si vous choisissez deux MIT qui ne demandent pas beaucoup de travail, vous allez droit dans le mur.

Si la planification se fait longtemps à l’avance, il devient parfois absurde de choisir un jour précis alors que les autres conviendraient tout aussi bien. Placez donc cette action dans la semaine de votre choix sans la faire précéder du jour, vous choisirez le jour d’exécution plus tard.

La page mystère

La dernière page est en fait la fiche de la semaine actuelle que vous sortez de votre calendrier tous les dimanches soirs. Ainsi en consultant le “verso” de votre hipster PDA, vous pouvez voir ce qu’il faut absolument que vous fassiez aujourd’hui et vous remettre en tête le Big Rock de la semaine.

N’hésitez pas à commenter si vous avez une idée d’amélioration ou pour faire part de votre façon de faire.